Privacybeleid

1. Inleiding

Tendermanager.ai respecteert uw privacy en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tendermanager.ai is een handelsnaam van Best Value Verkoop B.V., gevestigd aan de Laplacestraat 81, 1098 HT Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72004827.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken wanneer u onze website, het Tendermanager.ai-platform en onze overige diensten gebruikt, waarom wij deze gegevens verwerken, met wie wij deze eventueel delen en welke rechten u heeft.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

2. Wanneer is Tendermanager.ai verwerkingsverantwoordelijke en wanneer verwerker?

Bij het gebruik van Tendermanager.ai kunnen wij verschillende privacyrollen hebben.

Tendermanager.ai als verwerkingsverantwoordelijke

Wij zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken, waaronder gegevens voor:

• het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts;
• authenticatie en toegangsbeveiliging;
• klant- en contractbeheer;
• facturatie en financiële administratie;
• klantenservice en communicatie;
• beveiliging van ons Platform;
• analyse van het gebruik en verbetering van het Platform;
• marketing en commerciële communicatie, voor zover toegestaan.

Voor deze gegevens bepaalt Tendermanager.ai zelf voor welk doel en op welke wijze deze worden verwerkt.

Tendermanager.ai als verwerker

Wanneer een zakelijke klant documenten, informatie of persoonsgegevens uploadt naar het Tendermanager.ai-platform, bepaalt deze klant in beginsel zelf het doel waarvoor deze gegevens worden verwerkt.

Tendermanager.ai verwerkt deze gegevens dan uitsluitend namens en in opdracht van de klant. Voor deze verwerking gelden de afspraken uit de tussen Tendermanager.ai en de betreffende klant gesloten verwerkersovereenkomst. De klant blijft daarbij verantwoordelijk voor onder andere:

• de rechtmatigheid van de geüploade gegevens;
• de rechtsgrond voor de verwerking;
• het bepalen wie toegang heeft;
• de toepasselijke bewaartermijnen;
• het gebruik van persoonsgegevens in AI-prompts;
• de beoordeling van door AI gegenereerde output.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van de wijze waarop u Tendermanager.ai gebruikt.

Account- en contactgegevens

Wanneer u een account aanmaakt, klant wordt of contact met ons opneemt, kunnen wij gegevens verwerken zoals:

• naam;
• functie;
• organisatie;
• zakelijk e-mailadres;
• telefoonnummer;
• account- en gebruikersgegevens.

Gebruiks- en technische gegevens

Wanneer u onze website of het Platform gebruikt, kunnen automatisch technische gegevens worden geregistreerd, waaronder:

• IP-adres;
• type apparaat;
• browser;
• besturingssysteem;
• datum en tijd van gebruik;
• login- en authenticatiegegevens;
• gebruik van functionaliteiten;
• technische loggegevens;
• beveiligings- en incidentgegevens.

Wij gebruiken deze informatie onder andere voor beveiliging, ondersteuning, analyse en verbetering van het Platform.

Door klanten aangeleverde gegevens

Gebruikers kunnen binnen Tendermanager.ai documenten, kennisbanken, aanbestedingsstukken, prompts en andere informatie verwerken. Deze documenten kunnen persoonsgegevens bevatten, zoals:

• namen en contactgegevens;
• functies en organisaties;
• CV-gegevens;
• opleidingen;
• werkervaring;
• certificeringen en kwalificaties;
• projectervaring;
• gegevens van referenten;
• correspondentie;
• andere persoonsgegevens die voorkomen in aanbestedingsdocumenten.

Voor dergelijke gegevens treedt Tendermanager.ai in beginsel op als verwerker namens de klant.

4. Bijzondere persoonsgegevens

Het Tendermanager.ai-platform is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere categorieën persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 AVG, zoals medische gegevens, gegevens over ras of etnische afkomst, religieuze overtuigingen of politieke opvattingen.

Wij verzoeken gebruikers dergelijke gegevens niet in Tendermanager.ai te verwerken tenzij dit noodzakelijk is, daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en passende afspraken zijn gemaakt. De klant is verantwoordelijk voor de gegevens die hij in het Platform invoert.

5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wanneer Tendermanager.ai zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen wij persoonsgegevens verwerken voor onder andere de volgende doeleinden:

• het beschikbaar stellen en beheren van Tendermanager.ai;
• het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts;
• identificatie en authenticatie;
• uitvoering van overeenkomsten;
• onboarding en training;
• klantenservice en technische ondersteuning;
• beantwoording van vragen en verzoeken;
• facturatie en financiële administratie;
• beveiliging van onze systemen en het voorkomen van misbruik;
• analyse van het gebruik van het Platform;
• verbetering en ontwikkeling van onze dienstverlening;
• versturen van serviceberichten;
• informeren over relevante wijzigingen in onze dienstverlening;
• marketing en commerciële communicatie, voor zover wettelijk toegestaan;
• naleving van wettelijke verplichtingen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld.

6. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Afhankelijk van het doel baseren wij de verwerking op één of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met u of uw organisatie uit te voeren, bijvoorbeeld voor het beschikbaar stellen van een account of onze dienstverlening.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen gegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd bedrijfsbelang, bijvoorbeeld voor beveiliging van ons Platform, fraudepreventie, klantenservice, productverbetering, zakelijk relatiebeheer en relevante B2B-communicatie. Wij wegen daarbij steeds onze belangen af tegen de privacybelangen van betrokkenen.

Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten wij verwerken of bewaren om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld in het kader van onze financiële administratie.

Toestemming

Waar toestemming wettelijk vereist is, vragen wij deze vooraf. U kunt toestemming op ieder moment weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

7. Kunstmatige intelligentie en klantdata

Tendermanager.ai maakt gebruik van AI-functionaliteiten voor onder andere:

• analyse van aanbestedingsdocumenten;
• samenvatten en structureren van informatie;
• genereren en redigeren van teksten;
• beantwoorden van vragen;
• ondersteunen bij tender- en proposalmanagement;
• andere AI-ondersteunde functionaliteiten binnen het Platform.

Wij treffen maatregelen om klantdata binnen AI-verwerkingen te scheiden en te beschermen. Afhankelijk van de gebruikte functionaliteit kunnen prompts en gegenereerde output worden gelogd voor uitvoering van de dienstverlening, beveiliging, troubleshooting en kwaliteitsbewaking.

Wanneer wij externe AI-dienstverleners inzetten, maken wij met deze partijen passende afspraken over gegevensbescherming en het gebruik van klantdata.

De klant blijft verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die in prompts worden opgenomen en voor het beoordelen van de juistheid en rechtmatigheid van AI-output.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Tendermanager.ai ondersteunt gebruikers bij tender- en aanbestedingsprocessen, maar de door het Platform gegenereerde analyses en teksten zijn bedoeld als ondersteuning van menselijke besluitvorming.

Tendermanager.ai neemt op basis van persoonsgegevens niet zelfstandig besluiten over personen die voor hen rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij wij hierover vooraf uitdrukkelijk anders informeren.

9. Delen van persoonsgegevens

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij kunnen persoonsgegevens bijvoorbeeld delen met zorgvuldig geselecteerde leveranciers voor:

• cloudhosting en dataopslag;
• AI-functionaliteiten;
• authenticatie en beveiliging;
• transactionele e-mail;
• technische ondersteuning;
• analyse en monitoring.

Wanneer een dergelijke partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Wij verlangen van onze leveranciers dat zij passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beschermen.

Voor gegevens die wij namens onze klanten verwerken, gelden daarnaast de afspraken over sub-verwerkers uit de toepasselijke verwerkersovereenkomst.

10. Opslag en verwerking binnen de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. De primaire opslag van gegevens vindt plaats in Europese datacenters.

Wanneer voor een specifieke dienst toch persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of toegankelijk kunnen zijn, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag conform de AVG. Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s);
• aanvullende technische en organisatorische maatregelen, waar dat noodzakelijk is.

11. Beveiliging

De bescherming van klant- en persoonsgegevens is een belangrijk onderdeel van Tendermanager.ai. Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, ongeoorloofde openbaarmaking, wijziging en vernietiging.

Afhankelijk van de betreffende verwerking maken wij onder andere gebruik van maatregelen zoals:

• multi-factor authenticatie;
• role-based access control;
• versleutelde verbindingen;
• versleutelde gegevensopslag;
• logging en monitoring;
• beveiligde back-ups;
• toegangsbeheer;
• vulnerability management;
• security assessments;
• incidentmanagement;
• periodieke security awareness.

Geen enkel digitaal systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

12. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren. De daadwerkelijke bewaartermijn hangt onder andere af van:

• de aard van de persoonsgegevens;
• het doel van de verwerking;
• de looptijd van de klantrelatie;
• contractuele afspraken;
• wettelijke bewaarplichten;
• beveiligings- en bewijsbelangen.

Voor persoonsgegevens die een klant in het Platform verwerkt, bepaalt de klant in beginsel zelf de toepasselijke bewaartermijn. Na beëindiging van een overeenkomst worden klantgegevens verwijderd overeenkomstig de afspraken uit de betreffende overeenkomst en verwerkersovereenkomst.

13. Marketingcommunicatie

Wanneer u klant bent, contact met ons heeft gehad of daarvoor toestemming heeft gegeven, kunnen wij u informeren over relevante producten, functionaliteiten, webinars, nieuws en diensten van Tendermanager.ai.

U kunt zich op ieder moment afmelden voor commerciële e-mailcommunicatie via de afmeldlink onderaan de betreffende e-mail of door contact met ons op te nemen. Service- en veiligheidsberichten die noodzakelijk zijn voor het gebruik van het Platform vallen hier niet onder.

14. Uw privacyrechten

Wanneer Tendermanager.ai verwerkingsverantwoordelijke is voor uw persoonsgegevens, heeft u op grond van de AVG – afhankelijk van de omstandigheden – onder meer het recht:

• geïnformeerd te worden over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• onvolledige gegevens te laten aanvullen;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• persoonsgegevens over te laten dragen;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegeven toestemming in te trekken;
• bezwaar te maken tegen direct marketing.

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact met ons opnemen via privacy@tendermanager.ai. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen voordat wij een verzoek uitvoeren. Wij beantwoorden verzoeken binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

Wanneer Tendermanager.ai persoonsgegevens uitsluitend namens een klant verwerkt, zullen wij verzoeken van betrokkenen waar nodig doorgeleiden naar de betreffende klant, omdat deze klant voor die verwerking verwerkingsverantwoordelijke is.

15. Klacht indienen

Heeft u een vraag of klacht over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via privacy@tendermanager.ai.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wij beschikken over procedures voor het signaleren, beoordelen en behandelen van beveiligingsincidenten en datalekken. Wanneer wij als verwerker optreden, informeren wij de betreffende klant overeenkomstig de afspraken uit onze verwerkersovereenkomst indien sprake is van een datalek dat betrekking heeft op door ons namens die klant verwerkte persoonsgegevens.

Beveiligingsincidenten kunnen worden gemeld via security@tendermanager.ai.

17. Links en diensten van derden

Onze website of het Platform kan links of koppelingen naar externe websites of diensten bevatten. Tendermanager.ai is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de gegevensverwerking van onafhankelijke derde partijen. Wij adviseren u het privacybeleid van dergelijke partijen te raadplegen wanneer u hun diensten gebruikt.

18. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld als gevolg van:

• nieuwe functionaliteiten;
• gewijzigde gegevensverwerkingen;
• wijzigingen in wet- en regelgeving;
• wijzigingen in onze leveranciers of technische infrastructuur.

De meest actuele versie wordt via onze website beschikbaar gesteld. Bij materiële wijzigingen kunnen wij gebruikers of klanten aanvullend informeren. De datum bovenaan deze privacyverklaring geeft aan wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.

19. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met: